¿Se te estruja la agenda?

Constantemente en el trabajo surgen situaciones en las que nuestra agenda, y por ende, nosotros, somos estrujados. Es practicamente la última hora del día y te cae una tarea que va a hacer que te quedes hasta las mil y con suerte el jefe no te mirará mal.

Según S.R.Covey hay 7 hábitos que pueden mejorar especialmente la eficiencia de una persona en su trabajo en particular y en su vida en general. Según su libro Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva, hay tres hábitos que nos harán ser personas mucho más independientes de las circunstancias que nos rodean, los otros tres hábitos nos harán ser personas que saben relacionarse mucho mejor con nuestro entorno y sacarle a éste el mejor partido. El séptimo hábito trata sobre como ir afinando estos nuevos conceptos.

El primer hábito que Covey menciona es la proactividad. Hay dos formas de comportarse frente a las circunstancias de la vida y el trabajo. Podemos ser reactivos, esto es, reaccionar al más puro estilo del perro de Pavlov lo cual quiere decir que reaccionamos de forma común a las circunstancias que nos rodean: si nos insultan nos duele, si nos alaban nos alegra, si nos dan una mala noticia nos entristecemos, si se nos estropean los planes nos enfadamos... lo cual es lo más normal del mundo. O podemos reaccionar de forma proactiva y decidir cómo vamos a reaccionar frente a las circunstancias. Una persona proactiva sabe qué puede y qué no puede cambiar. No puedes cambiar las circunstancias pero sí puedes cambiar cómo reaccionas a ellas.

Aplicar este concepto de proactividad nos hará la vida más fácil pero no aligerará nuestra agenda. La proactividad tiene otra vertiente, muy interesante, y se puede resumir como el verselas venir. Esto es no funcionar en el trabajo reaccionando a las circunstancias sino intentar adelantarse a ellas.

Recuerdo cuando yo trabajaba en la universidad y de vez en cuando llegaba nuestro jefe con algo muy urgente que había que tener hecho para el momento, realmente, durante un tiempo esa fue la forma más normal de trabajo: siempre urgente. Esto no solo me rompia la agenda, sino que me estropeaba a nivel emocional también.

¿Se podía evitar? Algo sí, aquí es donde entra la proactividad. Después de un tiempo trabajando allí, podías identificar cuales eran los momentos calientes del año y de dónde provenían las tareas urgentes. Observando esto eras capaz de imaginarte cuando llegaría algo urgente y manteniendo contacto con la fuente de la urgencia podías enterarte de esos trabajos antes de que fuera demasiado tarde.

La persona proactiva se adelanta a las circunstancias, no solamente reacciona a ellas. Intenta ponerse en el lugar de su jefe y de sus compañeros y ver más allá del hoy para estar preparado para lo que viene. Un típico caso sería el de un ingeniero encargado de desarrollar un producto con detalle para los nuevos clientes. Este ingeniero puede detectar que va a entrar un nuevo trabajo en el momento en el que su compañero encargado de la captación de los nuevos clientes comienza a entablar un contacto regular con un posible nuevo cliente. El ingeniero de desarrollo de producto ya puede comenzar a hacer un hueco en su agenda preveyendo esto. De esta forma se adelanta a las consecuencias y controla él su agenda.

En definitiva, un personan proactiva es aquel que se adelanta a los acontecimientos. A través de la observación y experiencia previa intenta saber cual es el siguiente paso y de esta forma evitar que en lo que a él le afecta le acabe estrujando la agenda.

Planeando los imprevistos

Siempre hay imprevistos que nos van a llevar locos y harán que acabemos de nuevo en la oficina hasta horas intempestivas. ¿Se puede evitar esto? Desde luego en muchos casos no, pero si cada semana mantienes un tiempo libre para imprevistos, cuando estos no surgan tendrás tiempo libre y cuando surgan tendrás un colchón en tu agenda que te permitirá evitar esa instrusión en tu agenda o por lo menos minimizar su efecto.

A día de hoy cada miercoles tengo la mañana libre. No está planeada. Sin embargo no ha habido practicamente ningún miércoles en el que me haya quedado sin nada que hacer ya que ya se que en mi trabajo salen proyectos que tengo que resolver en pocos días, esos los acabo haciendo los miércoles y mi agenda familiar sigue intacta.



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