Primero lo primero

En últimos posts hemos hablado sobre la importancia de ser una persona proactiva que toma la iniciativa de lo que ocurre con su vida y que controla como reacciona a situaciones externas. También hemos visto cómo actuar con un fin en mente desde el comienzo nos da la libertad de actuar en base a principios y así asegurarnos que nuestras acciones están encaminadas en la dirección elegida por nosotros.

Hoy quiero hablar de la importancia de saber administrarnos. Hay que tener mucho cuidado con esto. La administración viene siempre después de nuestro cambio de actitud (proactividad) y de nuestro elección de principios; es fácil comenzar a administrarnos sin tener estos principios aplicados antes y en ese caso acabamos, simplemente, administrando nuestras reacciones a situaciones externas y no estaremos caminando hacía el destino que nosotros desearíamos.

Seguimos comentando el libro de los 7 hábitos de la gente altamente efectiva y ahora entramos de lleno en el tercer hábito: Primero lo primero.

Por lo general el día tiene 24 horas, por lo general también tenemos que dedicarle cierto tiempo a dormir y a comer. Pero ¿qué hacemos con el resto del tiempo? ¿Quién dispone de ese tiempo? ¿Nosotros o otros? No importa si tu situación es la de un estudiante de instituto, universidad o doctorado; o si eres un alto ejecutivo, un vendedor de coches, un ama de casa o un deportista... todos tenemos metas y sueños que queremos conseguir y sin embargo pasa el día y no hemos dedicado nada de tiempo a su consecución.

¿Qué falla? Falla que vivimos apagando fuegos. Vivimos reaccionando a las situaciones externas. ¿Verdad que siempre hay cosas urgentes que hacer? Ya sea en la casa o en el trabajo oimos cosas como "no paro", "voy de aquí para allá"... pero ¿quién o qué nos lleva de aquí para allá?

Teniendo en cuenta dos factores sobre cada tarea (importancia y urgencia) llegamos a dividir el tipo de tareas de la siguiente forma: (creo que el primero en proponer esto fue Peter Drucker)
Lo que ocurre en la mayoría de casos es que cuando acabamos el día o la semana y miramos hacía atrás vemos que no estamos satisfechos porque no hemos hecho nada de aquello que realmente queremos llevar a cabo. Estamos funcionando en los cuadrantes I y III. Lo urgente nos come. Lo urgente es todo aquello que hay que hacer ahora, sin importar lo importante que sea o no. Por ejemplo, entregar hoy un proyecto a la administración porque si no lo hacemos queda fuera de plazo es urgente y hay que hacerlo. El teléfono sonando es algo urgente también ya que hay que cogerlo ahora. Llevar a cabo tareas urgentes y acabarlas nos da una sensación de haber hecho algo útil pero es una sensación pasajera. Ya que estas cosas no tienen porque haber sido importantes en la consecución de objetivos a largo plazo.

En los ejemplos anteriores (el proyecto y el teléfono) la diferencia radica en la importancia. El proyecto era algo urgente e importante, había que hacerlo puesto que si no lo haciamos las consecuencias eras graves; sin embargo, coger el teléfono es algo urgente pero no importante ya que las consecuencias de no cogerlo en ese momento no son importantes, podemos tomar nota del número desde el que se está efectuando la llamada y llamar de vuelta cuando tengamos el tiempo.

Como deciamos antes, el día tiene 24 horas. Es imposible llevar a cabo todo lo que pasa por delante de nuestras narices. Tenemos que decidir que hacer. Una vez hemos decidido tener una actitud proactiva, debemos decidir cuales son nuestros principios y metas y entonces administrar nuestro tiempo. Todo lo que no es importante puede, directamente, dejar de ser hecho. Aquello urgente e importante debe ser hecho cuanto antes y a partir de ahí empezar a funcionar en el cuadrante II. Donde se hace todo lo importate antes de que sea urgente. Se preveé lo que viene y se ejecuta todo aquello necesario antes de que se nos coman.

Ganaremos en calidad de vida y llevaremos a cabo las cosas que realmente queremos hacer.



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